Cómo ordenar los papeles: consejos para cuando se sienta abrumado por el desorden de papeles

Cómo ordenar los papeles: consejos para cuando se sienta abrumado por el desorden de papeles

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Objetivo del artículo: ¿Abrumado por el desorden de papeles? Utilice estos consejos sobre cómo ordenar los papeles para deshacerse de lo que no necesita y aliviar el estrés.

El desorden de papeles es un problema con el que casi todo el mundo ha luchado.

Y es fácil ver por qué. Sólo piense en la gran cantidad de papel con la que trabaja habitualmente. Correo basura, facturas, cartas, manuales de instrucciones, recibos, tarjetas de cumpleaños, documentos fiscales, cupones recortados, registros importantes… todo suma. Rápido

Si no cuenta con un buen sistema para organizar rápidamente los papeles a medida que llegan a su vida, es muy probable que terminen amontonados en la encimera de la cocina, la mesa de café, el escritorio o cualquier superficie que pueda encontrar. 

Si se siente estresado y totalmente abrumado por el desorden de papeles, y tiene la misión de ordenarlos rápidamente, pero no sabe por dónde empezar, ha venido al lugar correcto.

ordenar papeles

Antes de hablar sobre cómo deshacernos del desorden de papeles, es importante comprender cómo se volvió tan abrumador en primer lugar. Al reconocer las fuentes del desorden de papeles y cómo llega al punto de volverse abrumador, podrá comprender mejor lo que debe hacer para solucionar el problema.

Para la mayoría de nosotros, existen algunas fuentes importantes de desorden de papeles con las que debemos lidiar:

Tu correo .

Uno de los mayores culpables del problema del desorden de papeles se deposita en su buzón todos los días. Muchos de nosotros recibimos correo basura todos los días: anuncios, solicitudes de tarjetas de crédito, catálogos y otras cosas no deseadas que se convierten en un montón de papeles en el momento en que las llevamos a nuestros hogares.

Pero no es sólo el correo basura el que abarrota tu casa. Muchas facturas, extractos bancarios, facturas y otros documentos que normalmente se envían por correo se pueden solicitar en formato digital. Sin embargo, debe tomar medidas y realizar la solicitud, o continuará recibiéndolas por correo postal. 

Los documentos escolares de tus hijos.

Si tienes hijos en edad escolar sabes que hay mucho papeleo que llega a casa del colegio. Con hojas de trabajo, tareas, proyectos y avisos, puede parecer que los papeles llegan continuamente a su casa.

Cree un sistema con sus hijos sobre dónde deben ir sus documentos importantes. A medida que tengan edad suficiente, enséñeles qué se recicla y qué conservar para que sean responsables de cuidar sus cosas .

Si tiene hijos a quienes les encantan todos los proyectos de arte que han realizado, utilice los consejos de esta publicación para preservar las obras de arte sin abarrotar su hogar .

Tus documentos personales.

Todos tenemos documentos que necesitamos guardar. Registros médicos, recibos, documentos fiscales y más entran en esta categoría. 

Si no tiene un buen sistema para determinar lo que realmente necesita conservar físicamente frente a lo que se puede conservar digitalmente, terminará con mucho más desorden de papel del que desea o necesita.

Y si no tiene un buen sistema para almacenar y organizar las cosas que vale la pena conservar, se sentirá como un desorden de papeles si no puede encontrar lo que necesita fácilmente. 

Tus recuerdos.

Y por último, llegamos a los papeles que quizás no necesites guardar, pero que quizás quieras guardar. Cartas o tarjetas de cumpleaños de amigos o familiares, talones de boletos de viajes y eventos, y más, entran en esta categoría. 

Clasifica los papeles que has guardado a lo largo de los años y decide qué quieres seguir conservando y qué estás dispuesto a dejar ir.

Tenga en cuenta que no es necesario que conserve cada hoja de papel para conservar sus recuerdos . Tener las piezas más importantes almacenadas en una caja de recuerdos especial puede hacer que se sientan más especiales y que sea más probable que las mires para recordarlas de vez en cuando.

pila de papel

5 consejos sobre cómo ordenar los papeles

¿Estás cansado de luchar con el desorden de papeles? 

Prepárate para arremangarte, ponerte a trabajar y decir adiós al estrés… ¡y a todos esos papeles que no necesitas! Estos consejos le ayudarán a ordenar los papeles en su espacio y a mantener el desorden de papeles bajo control en el futuro. 

1. Clasifique el desorden de papeles en tres montones: conservar, reciclar y triturar.

El primer paso para ordenar los papeles es ocuparse de los que ya hay en casa. ¡Recoge tu desorden de papeles y comienza a ordenar! 

Para ordenar los papeles, tu objetivo es organizar todo en tres pilas distintas.

Mantener.

La primera pila es para los documentos importantes o necesarios que no deben descartarse.

¿No estás seguro de qué documentos debes conservar? Consulte con un contador público certificado de confianza para obtener orientación sobre lo que necesita ahorrar y por cuánto tiempo.

Aclare por qué conserva lo que conserva. Una de las razones por las que las personas se sienten abrumadas por el desorden de papeles es porque sienten que tienen que conservarlo todo, incluso si no hay una razón sólida para hacerlo.

Reciclar.

La segunda pila es para todo lo que se puede tirar directamente al contenedor de reciclaje. Revistas viejas, folletos del supermercado, correo basura, recibos sin sentido y más deberían llegar a esta pila.

Asegúrese de eliminar cualquier información importante o identificable antes de tirarla a la papelera de reciclaje.

Desgarrar.

La tercera pila es para todo el papel desordenado que hay que triturar. Es muy probable que su desorden de papeles incluya documentos con su información personal.

Es inteligente destruir de forma segura cualquier cosa privada o cualquier documento que contenga detalles que puedan usarse para el robo de identidad. Si usted mismo está triturando papeles, busque una trituradora de corte transversal para mayor seguridad.

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2. Utilice archivos (físicos y digitales) para organizar su desorden de papeles.

Los archivadores o carpetas anticuados pueden ser excelentes herramientas para organizar el desorden de papeles. Dependiendo de la cantidad de papel que necesite conservar y de las limitaciones de espacio, busque qué solución de almacenamiento funcionará mejor en su hogar.

Y no se limite a meter sus papeles en cualquier solución que haya identificado. Necesita crear un sistema que funcione para usted para que pueda localizar sus documentos fácilmente.

¿Tiene sentido ordenar sus documentos cronológicamente? Etiquete las carpetas por mes o año para contener elementos relevantes. ¿Es mejor ordenar por tipo? A continuación, separe los elementos similares por carpeta e identifique claramente dónde se encuentra para simplificar el acceso a ellos. 

También deberías pensar si tiene sentido almacenar esos documentos físicamente o si deberías convertirlos en documentos digitales.

Si tiene un escáner, puede copiar y cargar documentos en archivos y carpetas digitales utilizando una plataforma como Google Drive o Evernote .

¿Sin escáner? Ningún problema. Si está utilizando un teléfono inteligente más nuevo, intente tomar una foto de su documento usando la aplicación de su cámara. Algunos están equipados con una función de “escaneo” que recortará la mesa, el mostrador u otros fondos contra los que se fotografió el documento.

3. Pásese a lo digital para reducir el desorden de papeles.

Hace treinta años, su buzón físico era su salvavidas para el resto del mundo. Todo, desde facturas hasta deseos de cumpleaños, llegaba a través del servicio postal.

No podía conectarse y verificar el saldo de su cuenta bancaria. En aquel entonces tenías que equilibrar tu chequera y conciliarla con tus estados de cuenta mensuales.

Afortunadamente, muchas cosas han cambiado desde entonces.

Casi todas las facturas y notificaciones que reciba por correo se pueden enviar por correo electrónico. Su factura de cable, Internet, servicios públicos, extractos bancarios y más se puede solicitar únicamente en formato electrónico.

Muchas empresas incluso ofrecen a los empleados la opción de recibir sus formularios de impuestos únicamente en línea. Consulte el sitio web de cada proveedor o tenga una conversación rápida con un representante de servicio al cliente para comprender sus opciones. Luego, elige las que menos correo te dejan en tu buzón para simplificar el papeleo en tu hogar.

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4. Designe un espacio para todo el correo entrante y el desorden de papeles.

Va a ser difícil eliminar todo el desorden de papeles. Pero si puedes encargarte del 80% del desorden de papeles que se te presenta, puedes hacer que el 20% con el que aún estás lidiando sea fácil de manejar estableciendo un lugar designado para ellos.

Puede ser tan simple como colocar un pequeño contenedor en la mesa de la entrada o en la encimera de la cocina. Dondequiera que lo coloque, déjelo claro a usted y a su familia: este es el único lugar al que puede ir el desorden de papeles.

Mantenga despejadas esas encimeras y otras superficies planas creando nuevos hábitos para que los papeles permanezcan en el espacio designado.

5. Ordene el desorden con regularidad.

A continuación, adquiera el hábito de revisarlo con la mayor frecuencia posible (semanalmente, si no diariamente) para determinar qué se debe conservar, qué se puede reciclar y qué se debe triturar.

Ordene los papeles con regularidad para evitar que vuelvan a aparecer montones en su casa.

Manténgase al tanto de sus papeles, para no terminar con una pila enorme que vuelva a resultar abrumadora. Crear hábitos de orden en su hogar ayudará a mantener el desorden a raya. Entonces podrás encontrar más fácilmente lo que necesitas sin tener que guardar muchas cosas adicionales que no necesitas.

Puede tener sus documentos bajo control y de forma continua; no requerirá mucho mantenimiento si reduce el flujo de entrada, crea un sistema organizativo que funcione para usted y se ocupa regularmente del papeleo en su hogar.

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