Objetivo del artículo: utilice estos consejos sobre la mejor manera de organizar archivos en papel para crear una oficina en casa eficiente donde pueda encontrar fácilmente los documentos necesarios.
Gracias a la afluencia de tecnología disponible a nuestro alcance, muchos de nosotros ahora podemos trabajar desde casa, ya sea parcial o totalmente. Y si bien trabajar desde casa definitivamente tiene sus ventajas, no está exento de desafíos.
¿Uno de los mayores desafíos?
Encontrar una manera de mantener todo organizado. Especialmente esos archivos en papel.
A pesar de que la mayoría de nosotros utilizamos las computadoras y otras tecnologías en nuestro trabajo diario, hay algunas situaciones en las que los archivos en papel simplemente no se pueden evitar. Y en esas situaciones, puede resultar difícil mantenerlas bajo control, a menos que tenga un plan.
Si está intentando descubrir la mejor manera de organizar archivos en papel, lo tengo cubierto. Continúe leyendo para ver cómo puede transformar su oficina en casa, eliminar ese desorden e implementar un sistema organizativo que funcione para usted.
La importancia de organizar su oficina en casa
Si trabaja desde casa, probablemente sepa lo importante que puede ser mantener organizada la oficina en casa.
Trabajar en un espacio limpio y organizado realmente tiene un impacto en nuestra capacidad para concentrarnos, crear y, en última instancia, realizar el trabajo que intentamos hacer.
El desorden y el desorden pueden afectar sorprendentemente su estado mental, provocando estrés no deseado, distracciones innecesarias y más.
Así que primero comience a ordenar su oficina y luego concéntrese en organizar sus archivos en papel.
Si su objetivo es mantener una oficina en casa que propicie un trabajo productivo y concentrado, descubrir cómo organizar los archivos en papel en casa será de gran ayuda para lograr ese objetivo y, en última instancia, sobresalir en su función.
Las mejores formas de organizar archivos en papel
Seré honesto: organizar archivos en papel puede resultar un poco abrumador, especialmente cuando recién estás comenzando.
La gran cantidad de documentación e información que conserva puede hacer que la tarea sea un poco intimidante, por decir lo menos. Pero con un poco de determinación y un plan sólido, puedes descubrir cómo organizar archivos en papel en casa… ¡y mantenerlos organizados!
1. Considere guardar copias digitales.
En algunos casos, la mejor manera de organizar sus archivos en papel es concentrarse en cargarlos y guardarlos todos en formato digital.
Ahora bien, hay algunas situaciones en las que realmente es necesario mantener archivos en papel. A veces, es un requisito de su trabajo o de su jefe. Algunos archivos en papel deben almacenarse en su formato original.
Pero en situaciones en las que no existe un requisito real de tener todo ese papel a mano, puede que valga la pena el esfuerzo de escanear todos esos documentos y guardarlos en carpetas bien organizadas. Evernote es una gran opción para esto.
Si elige esta ruta, es importante asegurarse de guardarlos en un lugar seguro. Guardar archivos en papel críticos directamente en su computadora es una decisión arriesgada.
Si alguien robara su computadora portátil o un virus borrara la memoria de su dispositivo, estaría en una situación muy difícil. En su lugar, elija una solución de almacenamiento segura en la nube, como Google Drive , para que pueda acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, ¡siempre que tenga las credenciales correctas!
2. Determine una estructura organizacional que funcione para usted
No existe una solución única para organizar documentos en papel. En última instancia, las mejores formas de organizar archivos en papel son las que funcionan para USTED.
Y para descubrir cuál podría ser la mejor solución organizativa para usted, es posible que deba evaluar todos los documentos que conserva.
¿Son archivos de personal que deben mantenerse juntos? ¿Documentos que deben mantenerse por fecha? ¿Estás seguro de que necesitas seguir conservándolos todos?
Pensar en los tipos de documentos que conserva, la frecuencia con la que necesitará acceder a ellos y para qué los utiliza con mayor frecuencia puede ayudarle a determinar el mejor camino a seguir.
Para organizar sus archivos en papel, considere en qué categorías generales se incluyen sus trabajos.
3. Etiquete todo .
Independientemente de cómo elija organizar sus archivos, etiquetar todo es absolutamente fundamental.
Ya sea que invierta en una rotuladora o tome un Sharpie y escriba el contenido de la carpeta, es importante saber qué hay en un archivo o caja en particular de un vistazo, sin tener que buscar en todo.
Incluya tantos o tan pocos detalles en su etiqueta como considere apropiado; En caso de duda, sea más precavido e incluya más. Dependiendo de los tipos de archivos que esté almacenando, es posible que desee incluir la fecha en que se almacenaron los documentos o una lista completa del contenido de la carpeta en el frente.
Una vez más, no existe una solución única para todos, pero al dar un paso atrás y evaluar los documentos que intenta almacenar, puede llegar a una conclusión lógica sobre lo que tiene más sentido.
Para categorizar nuestros archivos, los agrupo por tipo. Cada carpeta lleva el nombre de los tipos específicos de archivos que contiene, así como del año calendario.
Me ha resultado útil codificar las etiquetas con colores para que cada año tenga un color diferente. Eso hace que sea fácil encontrar rápidamente el archivo correcto y volver a colocarlo fácilmente cuando termine de usarlo.
Considere dónde buscaría esos documentos y qué tiene más sentido en su cerebro. La mejor manera de organizar archivos en papel es la que le parezca lógica.
4. Compre soluciones de almacenamiento adecuadas para sus archivos en papel.
Si bien apilar montones de carpetas y papeles en el armario es una forma de organizar sus archivos, ciertamente no es una de las mejores formas de organizar archivos en papel.
En su lugar, mantenga todo organizado invirtiendo en una solución de almacenamiento inteligente que se adapte a sus necesidades.
Para algunos, esto podría ser un archivador de metal con cerradura y llave. Para otros, una simple estantería puede ser una excelente solución para almacenar carpetas llenas de papeles perforados.
Y es posible que otros simplemente necesiten un montón de cajas bancarias o contenedores de archivos de plástico para guardar archivos y documentos a los que no necesitarán acceder con frecuencia.
Y si bien puedes gastar fácilmente una pequeña fortuna en soluciones de almacenamiento para la oficina en el hogar, ciertamente no es necesario. Las tiendas de segunda mano pueden ser un excelente lugar para encontrar cosas que te ayudarán a organizar tu oficina en casa.
¿Otra idea? Mire las publicaciones de Facebook Marketplace en su área, especialmente si vive cerca de un distrito comercial. A menudo, cuando las empresas se trasladan, no traen consigo sus muebles de oficina y, cuando no pueden venderlos al siguiente inquilino, los ofrecen al público con un descuento significativo.
5. Ocúpese de los papeles inmediatamente.
Ahora que ha creado un sistema organizativo y tiene los archivos y contenedores de almacenamiento necesarios, es hora de colocar todos los papeles donde deben ir.
Si ha acumulado montones de papeles durante años, esta será una gran tarea, así que trabaje en montones pequeños a la vez hasta que haya terminado con todo.
De ahora en adelante, ocúpese de los documentos inmediatamente cuando entren a su casa. Dejar el correo en cualquier lugar es un mal hábito que genera desorden .
En su lugar, clasifique el correo y recicle inmediatamente lo que no necesita. Poner los a pagar y a archivar en sus domicilios asignados.
No permita que la pila se acumule por mucho tiempo antes de archivar los documentos en su nuevo sistema.
Una vez que sus documentos estén organizados, podrá dar un gran suspiro de alivio sabiendo que podrá acceder fácilmente a documentos importantes cuando los necesite.
6. Encuentre una solución de almacenamiento a largo plazo para archivos en papel.
A medida que organiza sus archivos en papel, es probable que encuentre documentos que necesite conservar durante un largo período de tiempo (a veces, de forma indefinida).
Abarrotar la oficina de su casa con esos archivos no tiene mucho sentido, especialmente porque no necesitará acceder a ellos por un tiempo, si es que alguna vez lo hace. Lo mejor para usted es encontrar una solución de almacenamiento a largo plazo para esos documentos.
Para algunos, eso podría ser apilar esas cajas de archivos fuera de la vista y fuera de la mente en un armario. Para otras personas que tienen archivos del trabajo, almacenarlos en la sede de su empresa puede ser una opción inteligente.
También se pueden guardar en el ático o en el sótano, pero cuidado; una inundación en el sótano o un techo con goteras podrían causar caos, y si tiene documentos que realmente no puede permitirse perder, querrá explorar una solución más controlada.
Mantenga los contenedores etiquetados de manera que sean fáciles de identificar y para que sepa cuándo pueden desecharse.
7. Determina cuándo puedes ordenarlo.
Muchas oficinas y trasteros están llenos de documentos que son innecesarios y que nunca más se volverán a consultar.
Por lo tanto, antes de asumir que demasiados archivos forman parte del almacenamiento permanente o a largo plazo, considere qué archivos realmente necesita conservar. Y luego ordena los papeles que puedas.
Consulte a su planificador de impuestos certificado para verificar qué documentos necesita almacenar y por cuánto tiempo.
Imprima una lista de lo que se debe conservar y durante cuánto tiempo. Consúltelo al comienzo de cada año mientras crea sus nuevos archivos.
Continúe y destruya los documentos innecesarios para evitar que se acumule el desorden.
Es mucho más fácil mantener menos archivos organizados que seguir almacenando muchos documentos que realmente no necesitas.
